1. Tko pruža uslugu i kako nas kontaktirati
Kolektio je naziv usluge koju pruža Codemem Consulting d.o.o., Selska ulica 35, 10315 Obedišće, OIB 26681262647, Trgovački sud u Zagrebu, MBS 5475520, zastupano po direktoru Anti Kadiću (dalje: Kolektio). Društvo je u sustavu PDV-a. Za privatnost, zahtjeve ispitanika i pritužbe pišite na [email protected] ili na navedenu poštansku adresu. Nije imenovan službenik za zaštitu podataka; kontakt vodi direktor. [PRIJE OBJAVE: provjeriti registarske podatke prema izvatku i procijeniti obvezu imenovanja službenika prema stvarnoj obradi.]
Vjerovnik je poslovni korisnik koji unosi potraživanje. Njegov identitet i kontakt navedeni su u opomeni odnosno predmetu na portalu. Za osporavanje duga obratite se vjerovniku; za sigurnosni problem ili obradu za koju je odgovoran Kolektio obratite se i nama.
2. Uloge u obradi podataka
Kolektio je voditelj obrade za vlastito ugovaranje, korisničke račune, naplatu svojih usluga, upite, zaštitu sustava i ostvarivanje vlastitih pravnih zahtjeva. Kada po uputama klijenta obrađuje njegove račune, podatke dužnika, opomene, odgovore i dokumentaciju, Kolektio djeluje kao izvršitelj obrade na temelju zasebnog ugovora o obradi podataka.
Vjerovnik određuje svrhu i zakonitost naplate, točnost duga, primatelje i dopušteno postupanje te ostaje voditelj te obrade. Računovodstveni servis koji radi za vjerovnika mora imati odgovarajuće ovlaštenje. Ako klijent sam djeluje kao izvršitelj, angažiranje Kolektija kao daljnjeg izvršitelja zahtijeva dopuštenje njegova voditelja.
Odvjetnik koji prihvati predmet u pravilu je samostalni voditelj za pružanje pravne pomoći i vlastite zakonske obveze. Pružatelji platnih i poštanskih usluga mogu biti samostalni voditelji za obrade koje određuju radi vlastitih obveza. Uloge se utvrđuju prema stvarnoj obradi, a ne samo nazivu ugovora.
3. Koje podatke obrađujemo i odakle dolaze
Podatke dobivamo izravno od korisnika i osoba koje se javljaju putem portala ili podrške, od vjerovnika i njegovih ovlaštenih suradnika, iz povezanog računovodstvenog sustava, dokumenata koje korisnik učita, pružatelja dostave i plaćanja te iz javnih izvora kada je omogućeno poslovno istraživanje rizika.
- Račun i organizacija: ime, prezime, poslovna e-pošta, uloga, podaci tvrtke ili obrta, OIB, adresa, podaci za naplatu, pozivi članovima, provjera e-pošte i evidencija prihvaćene verzije uvjeta i upoznavanja s pravilima privatnosti. Za prijavu interesa za pokretanje usluge bilježe se kontakt, ime i tvrtka kada su uneseni te privola i vrijeme prijave.
- Potraživanja: identitet i kontakt vjerovnika i dužnika, OIB, adresa, broj računa, iznosi, valuta, dospijeće, dokumenti, povijest plaćanja, opomene i podaci o dostavi.
- Portal i postupanje po predmetu: poruke, osporavanje, obećanje plaćanja, prijedlozi obroka, odluke i komentari vjerovnika, priloženi dokazi plaćanja, vrijeme radnji i sigurnosni podaci pristupa.
- Bankovni izvodi: IBAN, podaci platitelja i primatelja, datumi, iznosi, opisi transakcija, pozivi na broj i rezultati povezivanja s računima. Izvod može sadržavati podatke osoba koje nisu dužnici; korisnik treba odabrati najmanji potreban opseg.
- Pravni predmet: odabrani računi, povijest komunikacije i plaćanja, dokazi, bilješke, potvrde ovlaštene osobe, izrađeni dosjei, predaja i statusi pravnog partnera.
- Poslovni rizik: naziv i OIB hrvatskog poslovnog subjekta, javni izvori o identitetu, postupcima, javnim dugovima, pritužbama, financijskim pokazateljima i vezama vlasnika, poveznice na izvore i AI sažetak. Podaci o obrtniku ili vlasniku mogu biti osobni podaci.
- Tehnički i obračunski podaci: IP adresa i drugi podaci zahtjeva kada se bilježe radi sigurnosti, identifikatori sesije, revizijski događaji, ograničeni zapisi pogrešaka, identifikatori Stripe kupca, pretplate i transakcije te obračunske isprave. Kartični podaci unose se u sučelje pružatelja plaćanja; Kolektio ne traži njihov unos u poruke ili dokumente.
4. Svrhe i pravne osnove
Za sklapanje i izvršavanje ugovora s fizičkom osobom koja je ugovorna strana primjenjujemo članak 6. stavak 1. točku (b) GDPR-a. Podatke zaposlenika i predstavnika poslovnog klijenta obrađujemo na temelju legitimnog interesa za poslovnu suradnju, upravljanje pristupom i komunikaciju iz točke (f). Za računovodstvene i druge zakonske obveze primjenjujemo točku (c).
Sigurnost, sprječavanje zlouporabe, ograničenu dijagnostiku i zaštitu pravnih zahtjeva temeljimo na legitimnom interesu, uz procjenu nužnosti i utjecaja na prava osoba. Upite obrađujemo radi odgovora i poduzimanja zatraženih koraka. Prijavu interesa za obavijest o pokretanju usluge obrađujemo na temelju zasebne privole za taj kontakt; prijava se dostavlja operateru radi odgovora i obavijesti. Privolu možete povući putem adrese [email protected], bez utjecaja na raniju zakonitu obradu. Takva privola ne daje neograničeno dopuštenje za druge marketinške svrhe i nije uvjet običnog upita podršci.
Za podatke o potraživanju pravnu osnovu određuje vjerovnik. Ovisno o odnosu to može biti izvršavanje ugovora s dužnikom, zakonska obveza ili dokumentirani legitimni interes za utvrđivanje i naplatu tražbine. Ugovor Kolektija s vjerovnikom sam po sebi nije pravna osnova prema svim dužnicima. Potvrda da ste pročitali ova pravila nije privola za naplatu niti priznanje duga.
Ne prikupljajte posebne kategorije podataka, podatke o kaznenim osudama ili nepotrebne identifikacijske isprave. Ako su iznimno nužni za konkretan pravni zahtjev, vjerovnik prije dostave mora utvrditi posebne uvjete zakonitosti, ograničiti opseg i dogovoriti sigurno postupanje.
5. Umjetna inteligencija i automatizacija
Za izdvajanje podataka iz računa šalje se PDF, naziv datoteke i identifikacija očekivanog izdavatelja u OpenAI API. AI vraća prijedlog strukturiranih podataka. Korisnik mora pregledati i potvrditi rezultat prije izrade računa iz tog prijedloga; netočan podatak može dovesti do pogrešne opomene.
Za PDF bankovne izvode koristi se zasebno AI izdvajanje transakcija. CSV i XLSX izvodi obrađuju se parserima. Sustav može automatski evidentirati uplatu kada pravila pronađu jedan odgovarajući račun, istu valutu i točan otvoreni iznos; djelomične ili prekomjerne uplate zahtijevaju pregled, a nepovezive transakcije mogu biti zanemarene. Korisnik mora provjeriti rezultate i ispraviti pogreške.
Kada je omogućeno istraživanje poslovnog rizika, OpenAI dobiva naziv i OIB poslovnog subjekta te koristi mrežno pretraživanje javnih izvora. Provjera se može pokrenuti i automatski pri unosu podobnog poslovnog subjekta. Izvještaj može sadržavati procjenu rizika i osobne podatke povezane s obrtom ili vlasnicima. Izvori mogu biti nepotpuni, zastarjeli ili pogrešno protumačeni.
AI rezultat nije odluka suda, potvrda insolventnosti ili pravni savjet. Usluga nije namijenjena ocjenjivanju kreditne sposobnosti fizičkih osoba niti isključivo automatiziranom odlučivanju koje proizvodi pravne ili slično značajne učinke. Poslovni korisnik mora osigurati stvarni ljudski pregled i zasebno ocijeniti zakonitost eventualnog profiliranja; oznaka poslovnog subjekta ne isključuje zaštitu obrtnika kao fizičke osobe.
Za ove API zahtjeve aplikacija isključuje spremanje izlaza odgovora. To ne znači da je ugovoreno potpuno odsustvo pohrane kod pružatelja AI usluge. Prema pravilima OpenAI API-ja podaci se prema zadanim postavkama ne koriste za treniranje bez izričitog uključivanja dijeljenja; sigurnosno zadržavanje i iznimke ovise o usluzi i ugovorenim kontrolama. [DOPUNITI: potvrđena ugovorna osoba OpenAI-ja, lokacije, kontrole računa i međunarodni prijenosi prije objave.]
6. Opomene i portal za dužnike
Podatke koristimo za tehničku pripremu i slanje opomena prema uputama vjerovnika te prikaz njegova potraživanja i podataka za plaćanje. Dostupne radnje ovise o predmetu i paketu: prijava plaćanja s dokazom, osporavanje, obećanje plaćanja i prijedlog obroka. Odgovori i dokumenti postaju dostupni ovlaštenim osobama vjerovnika i, pri odobrenoj predaji, pravnom partneru.
Poveznica za pristup predmetu povjerljiva je. Nemojte je prosljeđivati neovlaštenim osobama. Pristup preko poveznice ne predstavlja provjeru identiteta jednaku kvalificiranom elektroničkom potpisu. Ako ste primili tuđe podatke, nemojte ih koristiti i obavijestite nas ili vjerovnika.
Zapisi slanja, prihvata, odbijanja i tehničke dostave služe praćenju komunikacije. Oni ne dokazuju sami po sebi da je određena osoba pročitala poruku ili da je obavljena zakonski propisana dostava. Korisnik portala ne odriče se prigovora niti prava na zaštitu podataka.
7. Primatelji i pružatelji usluga
Pristup se dodjeljuje ovlaštenim članovima klijenta prema njihovoj ulozi te našem osoblju kojem je potreban za podršku, administraciju, sigurnost ili zakonske obveze. Administratorski pristup može uključivati pristup u kontekstu korisnika radi podrške; takvo postupanje mora biti ograničeno na poslovnu potrebu i evidentirano.
Za rad usluge koriste se pružatelji aplikacijskog hostinga, baze, pohrane i sigurnosnih kopija, dostave e-pošte, AI obrade i naplate. Poslovna podrška koristi Google Workspace. AI izdvajanje i istraživanje koriste OpenAI, a pretplate Stripe. Poštanske naloge prima ugovoreni pružatelj ispisa i pošte. Klijentima se prije obrade stavlja na raspolaganje ažuran ugovorni popis imenovanih daljnjih izvršitelja s ulogama, lokacijama i uvjetima prijenosa; općenit opis na ovoj stranici ne zamjenjuje taj popis. Odabrana Minimax integracija razmjenjuje podatke s korisnikovom računovodstvenom organizacijom; vjerodajnice su zaštićene radi sinkronizacije, a odspajanje ih uklanja, ali ne briše ranije uvezene podatke.
Planirana fizička opomena s računom predaje se Hrvatskoj pošti putem ePošte, s imenom adresata, hrvatskom adresom i sadržajem za ispis. [PRIJE AKTIVACIJE: sklopiti ugovor i potvrditi proizvod i uloge.] Odobrena predaja odvjetniku uključuje samo pregledani dosje i kontakt Klijenta te, kada se uvede potvrđen postupak, zasebnu punomoć s potpisom nacrtanim na ekranu te nužne podatke o potpisniku, ovlasti, vremenu, verziji dokumenta i potvrdi. Predviđeni dokazni zapis ne predstavlja kvalificirani elektronički potpis; postupak još treba implementirati i pravno provjeriti. Klijent zna identitet primatelja prije predaje; dostava nije opće dopuštenje za dijeljenje svih njegovih podataka.
[DOPUNITI PRIJE OBJAVE: provjeren registar stvarnih ugovornih pružatelja, pravnih osoba, uloga, svrha, lokacija obrade i daljnjih izvršitelja, uključujući hosting, bazu, sigurnosne kopije, poštu, dijagnostiku i operaterovu e-poštu. Naziv integracije nije dokaz ugovorne strane ni produkcijske lokacije.] Podaci se mogu dostaviti nadležnom tijelu kada to zahtijeva zakon ili valjan nalog, u nužnom opsegu.
8. Međunarodni prijenosi
Pružatelj s infrastrukturom u EU-u može imati podršku ili daljnje izvršitelje izvan EGP-a. Za svaki takav prijenos osobnih podataka potrebno je utvrditi primjenjivu odluku o primjerenosti ili druge valjane zaštitne mjere, primjerice standardne ugovorne klauzule uz procjenu prijenosa i potrebne dopunske mjere. Ne tvrdimo da izbor europske regije automatski isključuje sve međunarodne prijenose.
[DOPUNITI: zemlje, primatelji i stvarni mehanizmi prijenosa za aktivne dobavljače.] Informacije i primjerak relevantnih zaštitnih mjera možete zatražiti na kontakt za privatnost; povjerljivi dijelovi mogu se zaštititi uz očuvanje razumljivosti zaštitnih mjera.
9. Koliko dugo čuvamo podatke
Podaci se čuvaju samo dok su potrebni za navedenu svrhu, izvršavanje uputa vjerovnika, zakonsku obvezu ili konkretan pravni zahtjev. Za podatke obrađivane za klijenta rokove određuje ugovor o obradi i njegova dokumentirana uputa. Plaćanje duga ili otkaz pretplate ne znači da je svaki povezani podatak odmah nepotreban.
Nepotvrđeni poslovi izdvajanja računa imaju rok isteka, prema zadanoj konfiguraciji sedam dana, nakon čega ih pozadinska obrada čisti. Potvrđeni račun, izvorni dokument i povezani zapisi nisu obuhvaćeni tim rokom. Privremene datoteke bankovnih uvoza čiste se po završetku ili isteku prozora za ponovni pokušaj i mapiranje; izdvojene transakcije i evidentirane uplate imaju zaseban životni ciklus.
Zatvaranje organizacije u sadašnjem tijeku deaktivira pristup i zaustavlja dio obrade; ono samo po sebi ne briše sve podatke, dosjee, povijest niti vanjske kopije. Povrat i brisanje provode se zasebnim postupkom, uz izdvajanje podataka koje je potrebno zadržati na posebnoj pravnoj osnovi. Odvjetnik i drugi samostalni voditelji primjenjuju svoje obveze čuvanja.
[PRIJEDLOG ZA POTVRDU I PROVEDBU PRIJE OBJAVE] Otvoreni predmeti čuvaju se dok su nužni uz godišnju provjeru; zatvoreni predmeti još 12 mjeseci za provjeru i izvoz, zatim se brišu ili čuvaju prema opravdanoj dokumentiranoj uputi vjerovnika. Samostalni AI izvještaji rizika 90 dana, podrška 12 mjeseci nakon zatvaranja upita, sigurnosni zapisi 12 mjeseci i operativni logovi 14 dana. Potvrde važnih radnji ostaju uz predmet prema njegovu roku. Za prestanak usluge predložen je izvoz, najmanje 30 dana za preuzimanje nakon završenog prijelaza te brisanje aktivnih kopija u sljedećih 30 dana i kopija u dodatnih najviše 30 dana, osim zakonite iznimke. Stvarna provedba i ciklus kopija još nisu potvrđeni. Vlastite knjigovodstvene isprave Kolektija imaju zasebne zakonske rokove, a ne isti rok kao svi podaci dužnika.
10. Zaštita podataka
Sustav predviđa provjeru ovlasti i pripadnosti organizaciji, odvojene uloge, zaštićene sesije, ograničenje zahtjeva i privatnu pohranu dokumenata s kontroliranim pristupom. Odabrani prilozi prolaze validaciju i sigurnosni pregled. Ove mjere ne uklanjaju svaki rizik; korisnik treba štititi pristup i provjeravati primatelje, sadržaj i dokumente.
Operativne mjere, uključujući enkripciju pohrane, sigurnosne kopije, pristup zaposlenika, nadzor dobavljača, oporavak i odgovor na incident, određuju se ugovorom o obradi i potvrđenom produkcijskom postavom. Ovim pravilima ne izjavljuje se postojanje certifikata ili jamstvo neprobojnosti.
11. Vaša prava i pritužbe
Pod uvjetima GDPR-a možete tražiti pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prenosivost, prigovoriti obradi na temelju legitimnog interesa te povući privolu kada je ona osnova obrade. Pravo na prigovor izravnom marketingu možete ostvariti u svako doba. Prava nisu bezuvjetna: primjerice, određene podatke može biti potrebno zadržati zbog zakona ili pravnih zahtjeva.
Zahtjev pošaljite na kontakt iz točke 1. Navedite dovoljno podataka da pronađemo predmet; ne šaljite cijelu osobnu ispravu ako nije nužna za razmjernu provjeru identiteta. Kada obrađujemo podatke za vjerovnika, zahtjev prosljeđujemo njemu i pomažemo mu postupiti, bez samostalnog odlučivanja o njegovoj tražbini.
Voditelj odgovara bez nepotrebnog odgađanja, u pravilu u roku od mjesec dana. Kod složenosti ili broja zahtjeva rok se pod uvjetima GDPR-a može produljiti za još dva mjeseca, o čemu se obavještava u prvom mjesecu. Zahtjevi su u pravilu besplatni.
Pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), putem informacija na https://azop.hr/zahtjev-za-utvrdivanje-povrede-prava/, odnosno drugom nadležnom nadzornom tijelu. Prethodno obraćanje nama nije uvjet za korištenje prava na pritužbu. Zadržavate i pravo na sudsku zaštitu.
12. Informacije osobama čije je podatke dostavio vjerovnik
Ako vaše podatke nismo dobili od vas, izvor je u pravilu vjerovnik odnosno njegov ovlašteni računovodstveni sustav; kod poslovnog istraživanja izvori su navedene javne objave. Vjerovnik mora osigurati vlastitu obavijest o obradi, uključujući identitet, pravnu osnovu, legitimne interese, primatelje, rokove, izvore i prava, u rokovima iz članka 14. GDPR-a: u pravilu najkasnije u mjesec dana, a ako se ranije komunicira ili podaci otkrivaju drugome, najkasnije pri toj prvoj radnji, osim primjenjive zakonske iznimke.
Ova opća pravila Kolektija ne zamjenjuju konkretnu obavijest vjerovnika. Nije potrebno otvoriti portal ili prihvatiti uvjete pretplate da biste dobili informacije o obradi ili osporili netočan dug. Podaci potrebni za ugovor i naplatu označuju se u odgovarajućem postupku; nedostavljanje nužnih podataka može onemogućiti određenu uslugu, ali ne ukida zakonska prava.
13. Kolačići i pohrana u pregledniku
Aplikacija koristi tehničke kolačiće za prijavu, zaštitu od krivotvorenih zahtjeva i pristup portalu. Lokalna pohrana pamti jezik portala i usklađivanje korisničke sesije između kartica; sesijska pohrana pomaže oporavku prikaza i nastavku predaje pravnog predmeta. To nisu privole za marketing.
Prema zadanim postavkama aplikacijska prijava traje osam sati i može se produljivati aktivnošću. Stvarni nazivi, trajanje i domene ovise o produkcijskoj postavi. [DOPUNITI PRIJE OBJAVE: inventar kolačića i lokalne pohrane s nazivom, pružateljem, svrhom, trajanjem i domenom, uključujući naplatno sučelje i javnu web-stranicu.]
Za analitičke, oglasne ili druge tehnologije koje nisu nužne mora se prije njihova aktiviranja osigurati odgovarajući izbor i privola kada je propisana. Odbijanje takvih tehnologija ne smije onemogućiti osnovnu uslugu. Pohranu možete izbrisati u pregledniku, što može odjaviti sesiju ili ukloniti spremljene postavke.
14. Izmjene i početak primjene
Važeća verzija i datum početka primjene bit će navedeni nakon dovršetka ovog nacrta. O bitnim promjenama obavještavamo primjerenim kanalom. Promjena pravila sama po sebi ne daje novu pravnu osnovu za nespojivu svrhu obrade niti zamjenjuje potrebnu privolu ili ugovorno odobrenje.